Il faut le concéder d’emblée: cet impératif de transformation numérique qui nous est servi depuis des années n’est plus vraiment à l’ordre du jour. Les objectifs d’augmentation de la productivité, d’amélioration de l’expérience utilisateur, d’une collaboration plus efficace ou d’une recherche de sens pour nos projets se diluent quotidiennement dans les urgences opérationnelles.

Et aussi dans un manque de motivation devant l’idée de devoir se contraindre au moule informatique ?

De surcroît, tout s’accélère (le bal est devenu endIAblé), l’incertitude rampante ne donne pas envie de sortir de ses habitudes, alors que les modèles économiques établis sont chamboulés… Pourquoi donc “prendre du temps” pour s’occuper d’enjeux de fond, alors qu’il y a tant d’incendies à éteindre ?

En résumé

Cette page détaille ce que nous entendons par “transformation numérique”, en partageant des questionnements et des pistes transformatrices.

Pour évaluer vos propres usages numériques, nous proposons un questionnaire en fin de page, pour apporter des conseils personnalisés sur les prochaines étapes que vous pourrez entreprendre.

Exemples d’accompagnement

Pour illustrer ce qui suit, plusieurs exemples d’accompagnement de structures culturelles dans leur projet de transformation:

Améliorer le quotidien d’une structure culturelle

Les outils numériques doivent être au service de la création, favoriser la collaboration et produire du sens (et de l’impact !).

memoways.com

La transformation numérique de la société de production Bord Cadre films

Mettre à jour la manière de produire le cinéma d’auteur avec des workflows agiles et pour constituer une communauté engagée.

memoways.com

Prendre le temps, un luxe ou une nécessité ?

Qu’est-ce qu’il y a de plus désirable: un lot de problèmes connus qui se répètent et nous font continuellement perdre du temps ou de prendre le temps pour découvrir une combinaison de nouveaux défis, qui sollicitent ouverture, créativité et apprentissages ? Ces défis en terrain inconnu apportent également leur lot d’incertitude, évidemment: il est possible que les nouvelles opportunités soient plus ardues et difficiles à appréhender que l’os que l’on ronge depuis des décennies.

Mais a-t-on vraiment le choix, si l’on vise un développement qui tient à long terme ?

On sait bien…

• qu’en investissant du temps dans les améliorations des processus, la sensation de gâchis opérationnel peut se transformer en énergies créatives,
• qu’en prenant le risque de faire autrement que d’habitude, on peut voir des nouvelles dimensions motivantes s’ajouter à notre réalité,
• qu’il est plus sage de se donner les moyens d’éviter une “addiction aux urgences”, plutôt que de mettre en péril sa santé et celle des autres.

Comment faire pour éviter de préférer les problèmes connus aux problématiques émergentes ? Quels pourraient être les arguments motivants et désirables pour enfin prendre le temps de sortir la tête du guidon ?

Cette page propose de prendre le temps pour regarder ce concept de transformation numérique sous un angle différent qu’à travers les injonctions de productivité, d’efficacité opérationnelle ou de solutionnisme technologique.

La transformation numérique n’est pas une fin en soi

L’informatique est un outil que nous apprenons à comprendre en le pratiquant, dimension par dimension, sans pouvoir pour autant en circonscrire ses limites. Avec l’arrivée de l’IA générative, un nouveau palier est franchi: nous n’avons plus l’exclusivité d’une certaine forme d’intelligence…

Cela nous met en situation de vertige, comme lorsque l’on se regarde vraiment dans le miroir.

Le danger, face à ce miroir tendu à nous-mêmes, c’est que l’on se perde dans des opérations de surface. À l’image d’un maquillage qui pose un masque d’artifices plutôt que de laisser parler l’âme.

Que pouvons nous faire de mieux, face à ce miroir que l’informatique nous tend ?

Voici quelques questionnements qui pourraient contenir les finalités d’une transformation numérique potentiellement désirable:

• Nous sommes en sur-production, nous polluons la planète comme notre propre attention. Comment faire moins et mieux, sans avoir l’impression de se brider ?
• Le corollaire de cette sur-production qui tourne sur elle même, c’est la perte de sens, couplée à la dégradation de la valeur perçue de notre production. Comment (re)trouver le sens et la valeur de nos actions, de nos propositions, de nos créations ?
• Dans notre effort d’industrialisation de la production, nous avons créé des silos. Comment créer des brèches entre ces silos et relier nos activités, nos métiers ?
• L’effet des silos, c’est le chacun pour soi, au détriment du collaboratif et des communs. Comment (ré)apprendre à travailler ensemble, en respect, avec plaisir et créativité ?
• Face à la complexité et l’incertitude du monde, notre réflexe est de vouloir trouver des réponses simples, rassurantes. On s’étonne ensuite que le monde se polarise, se réduise à qui gesticule le plus. Comment se donner envie à inviter les nuances, à embrasser les contradictions, à dépasser les préjugés pour se laisser surprendre par la richesse de ce qui est, de ce que nous sommes capables de créer ?
• Pour une majorité des personnes, l’usage de l’informatique est synonyme de souffrance. Comment proposer des outils et des méthodes à même de ré-enchanter notre relation à l’informatique ?

La transformation numérique devrait être au service de ces questionnements là (qui sont non exhaustifs, évidemment). Pour trouver des solutions spécifiques et éternellement provisoires.

Regardons bien dans les miroirs de nos technologies informatiques, pour découvrir qu’ils sont aussi là pour nous aider à répondre à ces questions.

Transformation par, et pas pour le numérique

Un des enseignements de l’actuelle frénésie autour de l’IA, c’est que l’informatique est finalement bien plus “proche” de l’humain que ce que l’on pouvait supposer. La machine semble nous comprendre, elle qui digère et reformule notre propre production de manière automatisée, presque magique.

On peut évidemment trouver cela problématique, mais cette nouvelle donne nous offre une perspective inattendue: et si notre usage de l’outil informatique, de par sa symbiose grandissante avec l’Homme, pouvait contribuer à transformer notre relation au travail, à la productivité, à la collaboration et in fine, redonner du sens à nos productions ?

En somme, qu’une transformation numérique centrée sur nos besoins et nos envies puisse nous rapprocher de nous mêmes - alors qu’il est simple et répandu de voir le contraire.

Comment opérer cette transformation qui pourrait alors devenir véritablement désirable ?

Transformations possibles

Voici quelques pistes pour imaginer plus concrètement ce qu’une transformation par le numérique pourrait permettre...

• Compléter et contextualiser nos productions, plutôt que de juste publier en mode “hors sol” et envoyer sans contexte notre bouteille de contenu à la mer de l’attention (qui est déjà bien polluée). Créer du neuf ne coûte plus grand chose - la valeur perçue d’une nouvelle production tend vers 0. D’enrichir, de valoriser et de faire vivre de l’existant en le contextualisant, c’est le garder vivant, utile, évolutif. Le maillage entre nos contenus et objets réalisés rend notre production globale plus robuste. L’informatique n’est rien d’autre que du calcul, en réseau - alors autant en profiter !
• La transformation possible: le soulagement de ne pas se voir jugé de manière forcément réductrice sur des one shots ponctuels, mais d’exister plus amplement par la mise en réseau de nos questionnements et de nos réponses. Sans être trop dépendant des autres…
• Connecter et tisser des échanges, plus que de se la jouer solo. Soit on a la “chance” de pouvoir compter sur des autres qui nous amènent là où on aimerait (bonjour la dépendance), soit on crée un réseau de partenaires, collaborateurs, ambassadeurs, relais et contributeurs avec qui l’on échange et collabore de manière plus transversale (bonjour l’interdépendance). Et oui, le trans se décline !
• La transformation possible: réduire le sentiment de solitude, continuer à apprendre sur les relations humaines, prendre confiance que personne pourra nous dérober ce que nous avons de plus précieux: notre manière unique de créer un espace pour son propre cheminement. Tant qu’il y a l’énergie de la curiosité…
• Stimuler la curiosité et le plaisir de la découverte, plutôt que sous estimer notre propre capacité à l’enchantement. Dans ce monde de brutes d’adultes, il est bon de rependre, autant que possible, sa perception et son énergie d’enfant, pour ré-enchanter sa relation au monde: tant à voir, à découvrir, c’est magique !
• La transformation possible: avoir du plaisir à apprendre des nouvelles manières de faire, de voir que d’apprendre des nouveaux outils donne envie d’apprendre des nouveaux outils. En se disant que la transmission de son savoir est la meilleure manière de vraiment apprendre…
• Valoriser le partage et la générosité, plus que de miser sur la rétention comme modèle d’affaires. Dans le monde numérique, la chronologie des médias et l’exclusivité (la maîtrise artificielle de la rareté) ne fonctionnent que pour une poignée de happy few; tous les autres sont perdants à ce jeu (sauf quand il y a des subventions qui entretiennent ce modèle).
• La transformation possible: devenir confiant sur le fait que le don précède la récompense. Tant qu’il y a quelqu’un qui veuille bien recevoir, bien sûr !
• Impliquer le public et les parties prenantes, plutôt que de les garder dans le canapé de la consommation passive. L’informatique permet de donner des droits de lecture et / ou d’écriture. Trop souvent, on confine le public à un usage en mode lecture, alors que le droit d’écriture (ou de parole) n’est pas si coûteux ou complexe à mettre en place. Le problème n’est pas tant “les autres” qui sont potentiellement des trolls dangereux, que sa propre (in)capacité à créer un espace d’échange vertueux et respectueux.
• La transformation possible: sentir que ce que l’on fait est utile, parce que l’autre peut s’approprier une partie de ce que l’on a posé dans le monde, et peut le transformer.

Tout ceci donne à priori envie… mais il ne faut pas oublier les difficultés sur le chemin !

Chaque transformation est forcément aussi une source de stress

Voici les écueils et difficultés rencontrés lors d’une transformation (par le) numérique:

• Devoir travailler sur sa transformation en même temps que de réaliser ses projets. Un projet de transformation n’est pas un projet en plus, parmi d’autres: il s’agit de prendre le temps d’une réflexion stratégique de fond, suivie d’une mise en place logistique de chantiers spécifiques. Trop souvent (pour être réaliste: à tous les coups), les habitudes et le stress du quotidien reviennent au galop. On oublie ses bonnes résolutions et on se laisse happer par les urgences opérationnelles… C’est le grand classique: mettre l’opérationnel devant le stratégique, ou de mélanger les deux.
• Solution: accepter qu’il y a une période de transition (au minimum une année), où il y a forcément plus de travail, avant d’en avoir moins. Il faut donc réduire le nombre de projets, pour protéger les deux types d’efforts, qui sont très différents par nature. Il faut aussi se dire que le stratégique est plus important à terme et plus précieux que les opérations quotidiennes, même si on pense que l’on va perdre des sous si l’on ne remplit pas son cahier de charges opérationnel.
• Ne pas aller au bout de chaque chantier spécifique. Ce n’est pas parce que l’on achète une solution logicielle que le tour est joué. Il faut mettre en place les workflows, former les personnes, optimiser et adapter. Par exemple, l’abonnement à un espace de stockage dans le cloud (comme Dropbox) ne suffit pas: il faut définir une arborescence, établir une nomenclature de fichiers claire et précise, clarifier l’usage et les limites de l’outil, en relation avec les autres logiciels utilisés.
• Solution: définir clairement chaque chantier, avec des objectifs de validation, avant de passer à un autre chantier. Il faut aussi prendre le temps de mettre en place des procédures, modes d’emplois et de la formation personnalisée, pour ne pas “oublier” quelqu’un sur la route.
• Ne pas impliquer toutes les parties prenantes dans la transformation. Encore plus que pour les autres projets, une transformation numérique ne se déclame par en mode top-down, ne se réalise pas sans impliquer toutes les parties prenantes, autant dans les énoncés des problèmes à résoudre que dans les pistes de solution.
• Solution: vouloir l’intelligence collective, permettre les expérimentations, partager les informations de manière transparente et transversale, accepter les errances et chercher le consensus créatif.
• Oublier de communiquer sur ses efforts de transformation et de partager ce que l’on apprend. Il n’est pas possible de réussir vraiment sa transformation si le restant de son écosystème (clients, partenaires etc) n’est pas au courant de ce que l’on fait, et ne fait pas un minimum d’ajustements pour rester compatible avec votre transformation. Autant il faut “embarquer” vos collaboratrices et collaborateurs, autant il est important que les interactions avec votre écosystème ne soient pas déséquilibrées par vos transformations. Par exemple, le fait de passer d’une méthode de travail basée sur les conversations par email à des formulaires en ligne (au sein d’un portail partenaire par exemple) peut bloquer des personnes qui ne comprennent pas les avantages de cette méthode.
• Solution: communiquer sur vos nouvelles procédures, outils et méthodes, pour éviter des mauvaises compréhensions et permettre aux entités externes de profiter également de vos mises à jour.

Et évidemment, si l’on ne se félicite pas lorsque l’on passe des caps, on aura tendance à ne pas voir les accomplissements et que tous les efforts ne servent pas à grand chose. C’est dommage, parce que si l’on prend le temps de regarder en arrière, on verra bien qu’il y a eu des progrès notables !

Des méthodes et un état d’esprit, plus qu’une solution technologique miracle

Trop souvent, on pense que les outils informatiques vont pouvoir nous aider à faire ce que l’on doit ou veut, sans avoir cherché au préalable la combinaison adéquate de logiciels (qui évoluent sans cesse, donc il faut rester à jour) et de mettre en place les bonnes méthodes de travail (ce qui demande également des efforts). Trop souvent, c’est le syndrome de la boite noire magique qui opère: sans comprendre comment ça fonctionne, on pense que la machinerie informatique va pouvoir nous aider à faire le job, sans avoir explicité et formalisé ses besoins.

Sans questions bien posées, pas de réponses utiles… L’IA arrive à point pour nous le rappeler.

Une maldonne qui a la peau dure, c’est d’utiliser l’informatique essentiellement pour produire des objets figés (des fichiers statiques), avec des applications qui miment les outils du monde analogique d’il y a 30-40 ans. Comme la machine à écrire, la table de montage cinéma, le classeur comptable…

Deux exemples:

• Utiliser un traitement de texte comme Word pour collaborer sur des informations qui doivent rester à jour.
• Entrer des données existantes dans un fichier Excel, en espérant qu’elles soient utiles pour divers besoins.

Autant les applications qui produisent des fichiers statiques font sens pour certains usages, autant ces applications s’avèrent être une source de problèmes pour la plupart des usages actuels, qui sont souvent distribués, collaboratifs et ouverts (sans début ni de fin).

Un de fondements d’une transformation par (et avec) le numérique, c’est “d’embrasser” les méthodes dynamiques et distribuées: penser source de vérité unique (base de données ou fichiers centralisés), penser consistance des données avec une granularité aussi fine que possible (les champs et les tables dans une base de données, un stockage de fichiers bien structuré), penser clarté de l’énoncé (partager les enjeux de son travail, au sein du contexte d’un projet).

En se disant que si l’autre a de la peine à comprendre et à collaborer, c’est que l’on n’a pas communiqué de manière efficace, en utilisant une application adéquate. En se disant aussi que si l’on reste constamment dans l’urgence et que l’on doit faire beaucoup de manipulations répétitives qui nous empêchent de nous concentrer sur les enjeux de fond, c’est que l’on souffre inutilement.

En effet, pour que l’on puisse véritablement profiter des opportunités du monde informatique, il faut que les trois conditions suivantes soient remplies:

• Questionner ses propres réflexes (sur les méthodes et les outils utilisés), en clarifiant ses objectifs, en listant ce qui nous tient à coeur, ce qui au final va faire sens - pour le long terme;
• Sur base de ces informations, chercher les outils adéquats pour atteindre ses objectifs. Sachant qu’il y a eu plusieurs changements de paradigme depuis l’invention du traitement de texte et du tableur… Et qu’il faut donc trouver le bon match entre nos besoins et les outils disponibles.
• Décider que l’on investit du temps et des moyens financiers dans ces efforts stratégiques et opérationnels: c’est comme la décision de faire du sport ou d’apprendre une nouvelle langue, il faut bloquer du temps et s’inventer des rituels pour ne pas laisser les urgences quotidiennes reprendre le dessus.

La bonne nouvelle, c’est que l’on n’est pas seul face à toutes ces injonctions: Internet recèle d’informations, de guides et d’exemples inspirants. Et si tout cela est trop vertigineux, nous sommes là pour vous aider 😉 - comme avec notre outil d’évaluation de vos usages numériques, en toute fin de cette page.

Sortir des silos, embrasser la collaboration, inventer des nouveaux modèles

Une des déclinaison du préfixe “trans” est transversalité. Nous venons d’un monde très verticalisé, en silos, ce qui faisait sens avec les outils analogiques que nous utilisions à cette époque. Le digital et le web sont transversaux par nature, grâce aux liens et connexions logicielles qui tissent une toile multidimensionnelle, sans fin.

Dans ces silos hermétiques, nous avons appris à collaborer de manière hiérarchique, verticale. La nature horizontale et transversale des outils numériques nous demande un ré-apprentissage si l’on veut profiter de ce que cette technologie peut nous amener, d’une part, et si l’on veut créer des chaînes de valeur qui fonctionnent avec ce nouveau monde, d’autre part.

En somme, d’apprendre comment mieux collaborer en utilisant des logiciels adéquats et de réorganiser sa production autour de modèles économiques qui se mettent constamment à jour.

Ces deux enjeux sont complexes et il n’y a pas (plus !?) de recette miracle: chaque contexte collaboratif est différent et la multiplication des modèles économiques numériques (si on oublie la publicité) nous rappelle que la monoculture n’a jamais été saine.

Ce qui est sûr, c’est que la clé d’une transformation numérique réussie réside dans l’adressage de ces deux défis fondamentaux:

• Comment partager des informations, des projets, des tâches et des objectifs avec les autres qui sont autour de nous (collaboratrices et collaborateurs, partenaires, clients, etc) ?
• Comment se donner un maximum de chances d’avoir des retours sur investissement, sachant que le numérique coûte cher en investissements continus, sans assurance de pouvoir les recouper ?

Nous allons partager dans les ressources utiles des pistes concrètes sur ces deux enjeux; abonnez-vous à notre newsletter pour être tenu à jour.

Pour les personnes intéressées sur les modèles économiques dans les métiers créatifs (ce que l’on nomme aussi les industries créatives), voici un billet détaillé qui donne des pistes.

Trans… et formation

Une méthode évidente pour aborder sereinement les enjeux exposés ci-dessus et de pouvoir trouver ses propres réponses, c’est de se former, continuellement. En lisant des billets sur le web, en regardant des vidéos, en suivant des cours… La formation continue porte bien son nom, car pour être effective dans un monde en perpétuelle transformation, elle ne doit jamais s’arrêter.

Cela peut sembler lourd et démotivant de ne jamais pouvoir s’arrêter d’apprendre, de ne pas (plus) pouvoir se dire: maintenant je vais exécuter pendant les années qui viennent ce que j’ai appris.

C’est à ce stade que cela vaut la peine de donner une autre définition de la formation. Ce n’est plus une formation en mode hyper focus et hors sol, sur une durée définie qu’il faudrait, mais des micro-formations dans le contexte du travail à effectuer, de manière quasi quotidienne (learning in the flow of work).

Cette agilité dans l’apprentissage idéalement stimule et entretient la curiosité (retrouver l’enfant en nous !) et pourrait également amener une dimension supplémentaire: ce n’est pas seulement les autres qui nous forment, mais nous-mêmes qui devenons formateur ou formatrice, avec l’expertise que nous nous construisons, chemin faisant.

C’est à ce moment que le caractère transformateur de la transformation par le numérique nous apparaît, personnellement: on devient un maillon (interdépendant !) dans un écosystème qui est finalement bien plus humain que technologique.

Ce qui peut nous permettre de trouver l’énergie nécessaire devant les défis de notre monde complexe, c’est notre capacité à rester curieux.se, de “s’exciter” devant les solutions (tellement nombreuses) plutôt que se laisser plomber par les problèmes et dangers (tellement nombreux).

Sans tomber dans le solutionnisme technologique, mais en nous concentrant sur notre quête de sens.

(Re)trouver le sens, ouvrir les possibles

Ce que pourrait être le signal ou la mesure de réussite d’une transformation numérique, c’est de sentir que nos actions et nos projets font sens. Pour nous mêmes, pour les personnes autour de nous, idéalement pour toutes les échelles de temps (du court terme au long terme).

Bien évidemment, nous continuerons à produire des problèmes (pollution, casse humaine, pertes financières, projets avortés, etc). Mais si tout va bien, ces problèmes seront quelque peu différents: un peu moins absurdes, moins répétitifs, avec moins d’externalités négatives, source de nouvelles interrogations et d’une nouvelle transformation… qui en cache une autre !

Voici quelques indicateurs qui peuvent nourrir cette sensation de sens (re)trouvé:

• Être en phase avec le monde tel que nous le percevons.
• Pouvoir prendre la parole, sans demander l’autorisation.
• Se sentir être partie prenante des questions posées, comme des réponses trouvées.
• Faire partie d’un effort collectif, qui nous dépasse toutes et tous.
• Apprendre à aimer la complexité, les contradictions et les interdépendances.

Évaluez vos propres usages informatiques