Pourquoi et comment nommer ses fichiers ?

Pourquoi donner un nom personnalisé à ses fichiers ?

• Pour les retrouver sur son ordinateur (via une recherche)
• Pour pouvoir partager ses fichiers de manière compréhensible et efficace avec des collaborateurs / partenaires
• Pouvoir exposer et exploiter ses fichiers sur un réseau intranet ou le web
• Pour optimiser son score SEO (lorsque les fichiers sont publiés sur son site par exemple)
• Pour créer une archive exploitable dans le temps, en récupérant des informations dans le nom du fichier pour constituer des métadonnées à ajouter dans une base de données

Ce tutoriel prend l’exemple de fichiers image et vidéo, mais les mêmes principes de nomenclature s’appliquent aussi à d’autres types de fichiers (son, texte, etc), en adaptant la « recette » selon besoins.

Ce qui est sûr, c’est que ceci est inexploitable:

Quels sont les manières correctes de nommer les fichiers ?

Il n’y a pas qu’une seule méthode absolue de nomenclature; tout dépend des contenus, des besoins, du type de publication et des usages visés…

Les principes suivants donnent une base méthodologique solide et vont pouvoir induire des bonnes pratiques:

• Répondre aux questions suivantes et ajouter les réponses dans le nom du fichier, de manière succincte et non ambiguë:
• quand (date et heure de création du fichier);
• où (lieu de création, si pertinent);
• qui (est l’auteur et / ou qui est dans la vidéo ou l’image);
• comment (quel outil a créé le fichier);
• de quoi s’agit-il (description de ce qui est important dans le fichier)
• à qui ou quoi s’adresse ce fichier (le but ou l’objectif de ce fichier)
• Il est aussi possible d’ajouter ou d’utiliser des mots clefs dans le nom du fichier
• On peut définir l’ordre des questions par la plus importante à la moins importante; ou de la plus générale à la plus spécifique
• A la fin du nom, mettre un compteur (idéalement avec deux digits xx)
• Éviter de mettre des espaces
• NE PAS mettre des caractères particuliers (surtout pas des /)

Important

Il ne faut pas confondre le nom du fichier stocké sur votre ordinateur avec le titre de la vidéo publié sur une plateforme vidéo.

Nom du fichier: être le plus factuel et précis que possible.

Le titre de la vidéo donne envie (ou pas) à un spectateur de visionner votre vidéo. Ce titre est avant tout utilisé pour démarquer la vidéo sur YouTube et consorts.

Titre de la vidéo: être le plus évocateur que possible.

Cela donne donc, par exemple:

2016-10-05_Geneve-Plainpalais_UF_iPhone6_SkateParc-ambiances_05

Le format de date à utiliser est: année (yyyy) – mois (mm) – jour (jj).

Cela permet de trier les fichiers par date, correctement. Si besoin, il est recommandé d’ajouter les heures et minutes, au format HH-MM, pour trier chronologiquement des fichiers créés le même jour.

Il est possible d’utiliser des abréviations, comme ci dessus UF = Ulrich Fischer

Caractères autorisés:

abcdefghijklmnopqrstuvwxz

ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWZ0123456789 et _-

Espaces et symboles non autorisés.

Le nom du fichier est beaucoup plus consistant et pérenne que les métadonnées, qui peuvent aussi contenir les informations comme la date de création et le lieu (coordonnées GPS).

La vidéo n’a malheureusement pas des standards de métadonnées aussi robustes et standardisées que la photographie…

Faut-il encore nommer ses fichiers maintenant qu'il y a l'IA ?

Réponse rapide (et humaine): oui, absolument, mais l’IA peut aider (dans la génération des noms de fichiers, dans la recherche et l’exploration basée sur des critères qui ne sont pas dans les noms de fichiers).

Par contre, il faut bien se rappeler que l’IA générative (à la ChatGPT) fonctionne de manière de manière prédictive, non déterministe: les réponses et résultats semblent ok, mais peuvent contenir des erreurs et aberrations. Si l’on veut être sûr du résultat, l’usage de l’IA est à superviser de manière rapprochée.

Voici la réponse de ChatGPT (modèle 4o) à cette question.

Texte généré par l’IA

• Organisation et clarté : Nommer les fichiers de manière descriptive permet de les organiser facilement et de les retrouver rapidement, surtout dans des environnements de travail collaboratif.
• Interopérabilité : Les fichiers bien nommés sont plus faciles à partager et à comprendre entre différentes équipes et systèmes, ce qui facilite la collaboration.
• Simplicité : Pour les utilisateurs moins familiers avec les technologies avancées, une bonne nomenclature reste une méthode simple et efficace pour gérer les documents.

Aspects négatifs

• Temps et effort : La nomination manuelle des fichiers peut être chronophage, surtout pour les utilisateurs qui créent de nombreux fichiers quotidiennement.
• Risques d’erreurs : Les erreurs de typographie ou des noms de fichiers similaires peuvent compliquer la gestion des documents.

Opportunités offertes par l’IA

• Recherche avancée : L’IA peut analyser le contenu des fichiers pour permettre des recherches contextuelles puissantes, réduisant ainsi la nécessité de noms de fichiers descriptifs.
• Automatisation de la nomenclature : Des algorithmes peuvent automatiquement générer des noms de fichiers pertinents basés sur le contenu, les métadonnées, et le contexte d’utilisation.
• Organisation intelligente : L’IA peut organiser les fichiers en catégories ou dossiers virtuels basés sur leur contenu et usage, rendant les noms de fichiers moins critiques.

Risques et défis

• Fiabilité : La dépendance à l’IA pour l’organisation des fichiers peut poser problème si les algorithmes ne fonctionnent pas correctement ou si les fichiers ne sont pas correctement indexés.
• Confidentialité et sécurité : L’utilisation de l’IA pour analyser le contenu des fichiers peut soulever des questions de confidentialité et de sécurité, surtout dans des environnements sensibles.
• Accessibilité : Tout le monde n’a pas accès aux technologies d’IA avancées, ce qui peut créer des inégalités dans la gestion des fichiers.

Propositions concrètes et actions possibles

1. Combiner les approches :

Utiliser une nomenclature de base pour les fichiers, tout en intégrant des outils d’IA pour l’organisation et la recherche avancée.

2. Former les utilisateurs :

Former les utilisateurs sur les meilleures pratiques de nomination et sur l’utilisation des outils d’IA pour maximiser l’efficacité et réduire les erreurs.

3. Automatisation intelligente :

Mettre en place des systèmes d’automatisation qui suggèrent ou appliquent automatiquement des noms de fichiers basés sur des modèles prédéfinis et le contenu du fichier.

4. Surveillance et ajustement :

Surveiller les performances des outils d’IA et ajuster les algorithmes pour s’assurer qu’ils répondent correctement aux besoins des utilisateurs.

5. Sécurité et confidentialité :

Implémenter des mesures robustes de sécurité et de confidentialité pour protéger les données sensibles lors de l’utilisation d’outils d’IA.

En conclusion, même à l’ère de l’IA, nommer ses fichiers conserve une certaine importance, mais les outils d’IA peuvent grandement simplifier et améliorer ce processus. Une approche hybride, combinant les meilleures pratiques de nomination traditionnelle et les avantages de l’IA, semble être la plus efficace pour une gestion de fichiers optimale.

Quelles applications utiliser pour automatiser ?

Pour nommer ou renommer des fichiers en “batch” (par lot), il y a des applications comme Filerenamer ou pour des contenus multimedia, des logiciels de catalogage comme Graphic Converter.

Il y a beaucoup d’application qui existent, celles qui sont sérieuses et efficaces coûtent entre 10.- et 30.- CHF; les versions gratuites sont souvent limitées.

Voici le lien vers une discussion avec ChatGPT 4o (du 14 juin 2024), qui liste quelques outils pour renommer automatiquement des fichiers:

ChatGPT

A conversational AI system that listens, learns, and challenges

chatgpt.com

Ce qui en ressort, c’est qu’il n’y a pas d’application miracle qui fait de manière simple, automatique et intelligente ce que l’on aimerait: nommer pour nous des fichiers, en connaissance de cause des besoins et objectifs.

Une opportunité pour une startup ? Cet article sera mis à jour dès que nous trouvons une application révolutionnaire.