Création d’un outil de gestion de projets pour Because Productions

Passer de Excel et Word à une base de vérité unique

Autant les logiciels Excel et Word ont permis la numérisation des processus de travail il y a 30 ans, autant ces outils ne sont plus vraiment en phase avec les possibilités de l’informatique actuelle.

Il y a bien la possibilité de mettre à jour de Excel à Google Sheet (ou de Word à Google Doc), ajoutant une dimension collaborative et des intégrations avec le monde externe - mais les problèmes principaux ne sont pas adressés.

Voici les limitations majeures de ces outils, impactant fortement l’efficacité et la productivité:

• Un tableau Excel n’est pas une base de données. Pour illustrer ce point: faire un contrat pour une personne nécessite de copier / coller toutes les données d’un carnet d’adresse à une table Excel, où ces informations existent sans lien à d’autres données liées à cette personne. Voici deux pages qui entrent dans les détails de cette limitation majeure: l’intérêt d’une base de données et comment construire une base de données.
• Le partage d’un Google Sheet ne permet pas de donner des accès granulaires à des données et à des fonctionnalités spécifiques. Une personne qui a accès à votre document voit tout, et peut tout éditer (ou tout lire). Si vous ne désirez donner qu’un accès à des données spécifiques avec des fonctionnalités choisies, c’est impossible. Il faut avoir une base de données permettant de proposer des données et fonctionnalités via des vues personnalisées.
• Des données existantes dans un tableur ne sont que très difficilement réutilisables ailleurs. Si on reprend l’exemple des données personnelles et que l’on part du principe qu’une personne va apparaître dans de multiples contextes (contrat, fiche de salaire, projet, tâches, frais etc), on peut espérer ne pas devoir remettre les informations de cette personne. En utilisant des fichiers Excel ou google Sheet, il est possible de lier des cellules entre elles, mais c’est très fragile et fastidieux. Une base de données bien structurée résout ce problème de manière “radicale”.
• La confidentialité n’est pas vraiment assurée. Les données personnelles “voyagent” avec les fichiers, qui sont souvent envoyés sous forme de pièce attachée via des emails. La confidentialité est donc… de 0. En inscrivant les données personnelles dans une base de données protégée avec des accès sécurisés, il est possible de bien plus protéger et surtout gérer ces données confidentielles.
• Multiplication des fichiers, des versions, avec des données redondantes. En reprenant l’exemple ci-dessus, il arrive bien trop souvent que le même fichier existe plusieurs fois dans plusieurs endroits différents, sur plusieurs machines… Quelles données font foi ? Qui a la dernière version ? Comment corriger simplement et de manière centralisée des informations ? Sans base de données, impossible de répondre à ces questions, à moins de mettre beaucoup d’efforts et d’énergie.
• Profiter des automations et de l’IA n’est possible que de manière limitée. Quand on lit les optimisations drastiques qui peuvent faire gagner beaucoup de temps et économiser de l’énergie que l’on peut mettre dans des tâches à plus forte valeur ajoutée, il faut bien se dire que ces optimisations ne peuvent se faire de manière efficace QUE si les données sont structurées et bien gérées. S’il y a une démultiplication de fichiers où les années de bricolage ont rendu l’ensemble très fragile, il faut oublier les automations et l’utilisation consistante de l’IA.

Il est donc plus que temps de passer des fichiers bricolés individuellement à une base de vérité unique, permettant un travail décentralisé et asynchrone, sans plus passer son temps à faire des copier / coller d’une cellule à une autre…

Le quotidien d’une société de services dans le domaine de production cinématographique

Ulrich Fischer connaît bien ce domaine, vu qu’il a dirigé une société de production et de postproduction cinématographique pendant plus de 10 ans (C-Side productions). Memoways travaille avec plusieurs entités de production (par exemple Bord Cadre films), c’est donc “naturellement” que nous avons démarré une collaboration avec la société Because Production, spécialisée dans la logistique des tournages en Suisse.

Voici les principales caractéristiques de ce outil de gestion personnalisé que nous développons pour Because, basé sur l’application Airtable:

• Gestion centralisée de personnes et des sociétés, avec toutes les possibilités et le potentiel d’un CRM
• Créer et gérer des projets, pour avoir une vision d’ensemble ET tous les détails accessibles rapidement (engagements, tâches, coûts, etc)
• Générer des contrats, cahier de charges et feuilles de route pour les tournages de manière très efficace (y compris avec la génération de PDF’s envoyés automatiquement par email)
• Organiser les hébergements sans que cela soit un casse tête, tout en ayant la possibilité de gérer facilement les exceptions et de communiquer automatiquement les informations à toutes les parties prenantes
• Capturer et automatiser la gestion des dépenses pour avoir une vision quasi temps réel des flux et de l’état financier du projet
• Centraliser, gérer et labelliser les ressources (images, informations, tutoriels etc), afin de pouvoir utiliser et valoriser ces ressources

Nous allons décrire plus en détail ces divers chantiers via un billet de blog - stay tuned !