Pour permettre à une équipe distribuée de collaborer sur le financement et la distribution de films, nous avons mis en place une “base de vérité” unique, des automations et des portails collaboratifs
La problématique, les enjeux
Le partenaire principal de la société de production de films d’auteur Bord Cadre films, que nous accompagnons dans sa transformation numérique depuis plusieurs années est le groupe Sovereign, en Angleterre.
Le groupe Sovereign
La société de distribution
Ce groupe se charge de récolter les fonds qui vont permettre de produire ou de co-produire des films, entre autres, et de distribuer et/ou de vendre les films sur le marché UK, ou à l’international, si les droits le permettent.
Il s’agit donc de s’assurer que les films financés puissent constituer un portfolio de films de classe A, de manière à valoriser les activités et l’expertise spécifique: celle de trouver puis de “miser” sur des réalisateurs et réalisatrices qui vont étendre les diversité de la production cinématographique.
Deux sociétés, deux univers
Sovereign Films (sovereignfilms.co.uk) est la société de production et de distribution UK, focalisée sur des films d’auteur d’emerging et established talent (Cannes, Berlin, Toronto, Venise). Portfolio phare : Triangle of Sadness (Palme d’Or, Ruben Östlund), Memoria (Prix du Jury, Apichatpong Weerasethakul), Effie Gray (Emma Thompson, Dakota Fanning), Tchaikovsky’s Wife (Kirill Serebrennikov), Redoubt.
Sovereign Media Capital (sovereign-media-capital.com) est la plateforme d’investissement spécialisée dans l’IP créative et les real assets (film, music rights, hospitality). Fondée en 2011 par Andreas Roald, elle structure des véhicules EIS et IHT pour des investisseurs via un réseau d’advisors. L’équipe élargie : Andreas Roald (CEO), Richard Rowe (ex-Global President Sony/ATV Music Publishing), Ana Pinheiro (Operations), Daniel Hayman (Commercial), Paul Beesley (Sales). Parmi les assets : catalogue musical Gary Brooker / Procol Harum (A Whiter Shade of Pale), et l’ensemble du portfolio films.
La particularité
Les deux sociétés partagent les mêmes films mais pour des usages très différents : Sovereign Films les produit et les distribue au public (B2C + cinémas + VOD), Sovereign Media Capital les valorise financièrement auprès d’investisseurs (B2B + advisors). L’équipe est distribuée entre UK, Suisse, Portugal et les partenaires techniques (Thompson Taraz, labs de distribution, dépositaires). Notre accompagnement depuis 2022 vise à donner à cet écosystème une colonne vertébrale numérique commune, tout en respectant les logiques métier distinctes.
Notre analyse
Sovereign Films — les frictions côté distribution
Audit initial mené en mars 2022 : la société dépendait d’outils hétérogènes (Dropbox, Synology NAS, Excel, emails) et de processus manuels répétitifs, ce qui freinait la distribution théâtrale et VOD.
- Assets épars : press kits PDF refaits à chaque film, stills et posters stockés dans le NAS sans indexation, trailers et extraits générés à la demande sans base centrale.
- Bookings cinéma par email : Chee (UK) gère manuellement des dizaines (jusqu’à 160 cinémas sur Memoria) de relations avec les programmateurs, les labs (Deluxe/Eclair, DCU, Film Shed), les KDMs, les DCPs. Aucune base de contacts partagée.
- Multi-plateformes VOD : Vubiquity, iTunes, BFI Player, Amazon, Chili, Curzon, Shift72, Sky Store, Rakuten — chacun avec sa metadata, son QC, ses specs de livraison.
- Accounting multi-devises : statements cinéma hétérogènes, splits manuels, GBP/USD/EUR, VAT variable.
- Site web obsolète (constat de septembre 2025) : pas à la hauteur pour présenter le portfolio à des investisseurs sophistiqués ou à des family offices.
Sovereign Media Capital — les frictions côté financement
Audit en continu depuis 2023 via les meetings avec Martin, Andreas, Ana, Paul.
- Base de contacts double : doublons récurrents (ex. Tony Taylor / Anthony Taylor), investisseurs manquants (Mary Tasker), incohérences entre Google Sheets et Airtable, fonction dedupe d’Airtable défaillante.
- Illustrations et certificats en one-off : génération manuelle des EIS3, Dividend Vouchers, Share Certificates pour chaque close, sans template automatisé.
- Pas de suivi structuré des disposals : impossible de distinguer investissements actifs vs exités, ce qui produit des doubles valorisations dans les rapports advisors (ex. rapport John Taylor reporté “several million out”).
- Pas de portail advisors : Paul et Andreas dépendent d’exports CSV manuels pour nourrir les advisors et corporate executives.
- Données Thompson Taraz (dépositaire historique) à importer vers Airtable ; lancement de nouveaux fonds avec un nouveau dépositaire, ancien dépositaire toujours en transition (mars 2026).
- Triade conceptuelle manquante : un investissement passe par trois états (Illustration → Investment → Valuation) mais le système ne distinguait pas ces phases.
Le concept d’accompagnement
Principe directeur : une source de vérité unique (Airtable) pour chaque activité, des portails métier adaptés par rôle (Notion, Frontly), et des automatisations aux points de douleur (génération de documents, alertes, emailings). Pas de refonte big-bang : des quick wins testables, consolidés dans le temps.
Sovereign Films — chantier distribution
- Base de vérité films dans Airtable : synopsis, casting, festivals, presse, trailers, posters, accès par marché (UK vs Suisse via BordCadre).
- Remplacement des press kits PDF par des pages web dédiées par film (un sous-domaine par film envisagé), générables dynamiquement et à jour.
- Dashboards personnalisés par rôle :
- Dan’s Dashboard : bookings cinéma, KDMs, deliveries
- Andrea’s Dashboard : supervision production
- Federica’s Dashboard : bookings et distribution
Tim’s Dashboard : exports techniques- Timo’s Dashboard : assets et versions
Ulrich’s Dashboard : architecture Notion/Airtable
- Conventions Dropbox + naming standardisées, workflow pictures et videos (NAS → Dropbox → Vimeo → Airtable) documentés dans Workflows (Dropbox, naming).
- Refonte du site Sovereign Films (devis 16 000 CHF, septembre 2025) : clone de la structure BordCadre sous DORIC, branding spécifique, inspiration Conic / A24, phase 1 B2B (investisseurs), phase 2 B2C (audience).
Sovereign Media Capital — chantier financement
- Triade Illustration → Investment → Valuation comme colonne vertébrale, permettant à un advisor de passer d’une simulation théorique à un investissement réel, puis à des valorisations périodiques.
- Calculators IHT et EIS intégrés (avec prise en compte des adviser fees initiaux et ongoing) pour produire des illustrations PDF à la volée.
- Dashboards par rôle :
- No access : People, Companies, générateur EIS3
- No access : Dividend Voucher, gestion des fonds
- Disposal & shareholder register : table dédiée pour tracker les exits (complets et partiels) par société, avec dates, nombre de parts vendues, valuation à la date de disposal — les calculs de parts actives et les valorisations IHT/EIS en découlent automatiquement.
- Portail advisors (envisagé Frontly over Airtable) comme interface principale pour Paul et le réseau de financial advisors.
- Import Thompson Taraz documenté dans No access, pour consolider l’historique dans Airtable.
L’architecture technique
Nous avons schématisé l’implémentation technique de notre concept d’accompagnement sous forme d’un diagramme de workflows commun aux deux sociétés, avec des extensions spécifiques pour chacune.
Petite explication de ce schéma:
- Airtable est le “coeur” du système: toutes les informations centrales sont stockées dans des bases de données liées, pour pouvoir fournir les informations à Notion (collaboration). Il s’agit de la
- Notion est la partie visible par les utilisatrices et utilisateurs: c’est ici que se passe toute les collaboration. Nous avons produit un portail par dessus Airtable, qui est intégré à Notion, ce qui fait qu’il est possible d’ajouter et de manipuler des données d’Airtable directement depuis Notion, à travers ce portail intégré.
- Dropbox est le cloud qui stocke tous les fichiers statiques
- CMS / site web: pour le moment, le site web de Sovereign est encore découplé de Airtable, mais il est prévu de profiter des données structurées dans Airtable pour générer un site customisé en utilisant l’outil Dorik.
- Frontly : envisagé comme portail advisors côté Media Capital, au-dessus d’Airtable, pour offrir une interface métier dédiée à Paul et aux financial advisors.
- Thompson Taraz : connexion avec le dépositaire pour l’import des données historiques d’investissement (voir No access).
Réalisations clés (2022 → 2026)
Côté Sovereign Films
- Audit initial et proposition de refonte des workflows (mars 2022) : voir Initial analysis & proposal.
- Documentation complète du workflow de distribution théâtrale UK (Chee) : labs, KDMs, DCPs, VOD platforms, voir Distribution workflows.
- Schémas de la chaîne de valeur et de l’architecture : Schemas.
- Conventions de naming + workflows Dropbox/NAS/Airtable/Vimeo : Workflows (Dropbox, naming).
- Import historique des entrées Vimeo vers Airtable via l’API.
- Dashboards personnalisés par membre de l’équipe (Dan, Andrea, Federica, Tim, Timo, Ulrich).
- Migration progressive des données films depuis Word vers Airtable : 70-80 % complété sur 60-80 films (état septembre 2025).
- Cadrage du chantier site web phase 1 B2B (septembre 2025) : devis 16k CHF, inspiration Conic / A24, plateforme DORIC, délai 2-4 mois.
Côté Sovereign Media Capital
- Dashboard Martin avec générateur EIS3 Certificates fonctionnel.
- Dashboard Andreas avec générateur de Dividend Voucher.
- Importation des données Thompson Taraz vers Airtable.
- Nouvelle colonne “Nombre actuel de parts” (= parts initiales − parts vendues), avec mise à jour des formules de valeur actuelle IHT et EIS (mars 2026) — évite les doubles valorisations dans les rapports.
- Système de tracking des exits (complets et partiels) avec jusqu’à 10 tranches de disposal par investissement (septembre 2025 → mars 2026).
- Nettoyage progressif des doublons People (ex. Tony/Anthony Taylor) et alignement Google Sheets ↔ Airtable.
- Lancement de nouveaux fonds avec le nouveau dépositaire (transition en cours depuis les anciens dépositaires).
Synergies et effets de mutualisation
Même si les deux activités restent pilotées séparément, plusieurs points de levier émergent et justifient une architecture partagée :
- Portfolio films unique : les mêmes films alimentent la distribution (Sovereign Films) et la valorisation d’actifs (Sovereign Media Capital). Une seule base Airtable films sert les deux usages avec des vues différentes.
- Contacts transversaux : investisseurs, advisors, partenaires de production, programmateurs de cinéma peuvent se recouper. Une People DB consolidée évite les doublons inter-silos.
- Socle technique commun : Airtable + Notion + Dropbox + Frontly sont déployés des deux côtés, ce qui mutualise la courbe d’apprentissage et les licences.
- Pratiques de dashboards par rôle : le pattern validé côté Films (Dan, Federica…) a été répliqué côté Finance (Martin, Andreas). Chaque nouveau rôle peut hériter d’un template éprouvé.
- Génération automatisée de documents : l’approche PDF-from-Airtable utilisée pour les EIS3 et Dividend Vouchers est directement transposable aux press kits, share certificates, illustrations et aux rapports trimestriels.
- Communication investisseurs ↔ distribution : à terme, le site Sovereign Films (phase 2) peut servir de vitrine crédible dans les conversations avec les family offices sophistiqués visés par Media Capital, créant un cercle vertueux entre les deux activités.
Prochaines étapes
Court terme (tâche No access)
- Finaliser la Disposal table (per company) avec no. shares sold, date of disposal, valuation at date of disposal.
- Compléter le Shareholder register pour toutes les sociétés IHT et EIS.
- Ajouter le share certificate pour Income Fund, IHT, EIS à chaque close, auto-généré depuis un template Word.
- Étendre le rollup description des shares à IHT (actuellement uniquement EIS) ; nommage des parts différentiable (ordinary, etc.).
- Ajouter un % de variation entre investissement initial et valuation courante (pour reporting Paul → advisors).
- Construire un Illustration workflow : génération d’un PDF personnalisé pour un client potentiel à partir des rates, texte, dataviz et données perso (exemple : 25k£ en EIS pour Nathan Ratcliffe via Chris West / Sheafmoor Money Management, avec et sans fee initial).
- Créer une master Notion page qui agrège tous les forms et tables dans un workflow logique.
- Implémenter la transition Illustration → Investment → Valuation avec conservation des infos pertinentes à chaque étape.
Moyen terme
- Livraison du nouveau site Sovereign Films (phase 1 B2B) sous DORIC, clone structurel de BordCadre.
- Mise en place du portail Frontly pour les advisors côté Media Capital.
- Consolidation de la People DB (dedupe, merge Google Sheets).
- Basculement complet de Thompson Taraz vers le nouveau dépositaire.
Long terme
- Phase 2 du site (B2C, SEO/AEO, engagement audience).
- Automatisation des emailings cinéma + alertes press.
- Exploration d’agents IA (bookings, content routing, reporting automatisé) dans la continuité des discussions de mars 2026.