Fonction:Cinéma - un audit pour poser les bases d’une refonte numérique complète

Une petite équipe, beaucoup d'outils

À Fonction Cinéma, comme dans beaucoup d’associations culturelles, c’est le jonglage improvisé entre des logiciels. Il y a un intranet, des outils internes, un site web, des e-mails, un Google Drive, parfois une clé USB ou un message WhatsApp. Chaque outil a sa raison d'être, mais personne n'a la vue d'ensemble, et le manque de source de vérité unique rend la recherche d’informations compliquée.

Certains workflows sont partagés, d'autres vivent dans la tête de celle qui les a inventés. Quand une personne est absente, retrouver une information ressemble vite à une enquête. Ces tâches de tous les jours passent par beaucoup d'outils différents. Elles demandent du suivi et de la vigilance, et elles finissent par peser lourd sur une si petite équipe.

Au milieu de tout cela, il y a la salle de projection. Les membres, productrices, producteurs, réalisateurs et réalisatrices, la réservent pour présenter un film, une première ou une version de montage dans de bonnes conditions. La salle est aussi très demandée pour des événements, internes comme externes. Tout concilier, sans doublon et sans oubli, est un casse-tête permanent.

Ce que l'association voulait savoir

Il fallait dresser un état des lieux honnête des outils numériques : l'intranet, les outils internes, le site web. Il fallait aussi trouver comment alléger les processus internes, à commencer par la gestion de la salle.

Il y avait un deuxième enjeu, plus humain : améliorer la collaboration et les passages de témoin. Si chacune peut s'appuyer sur une base de vérité unique, une collègue peut répondre à la place d'un collègue absent, sans devoir fouiller partout.

Enfin, une autre agence de développement allait reprendre la refonte de la plateforme. Elle avait besoin d'un cahier des charges précis, fondé sur la réalité du terrain.

Mon accompagnement : un outil sur mesure, en deux temps

Plutôt qu'une série d'entretiens ou un formulaire générique, j'ai conçu un portail web pour l'occasion. Il a été réalisé rapidement, reposant sur des bases de données Notion.

La première passe est un questionnaire individuel de dix-neuf questions. Elles vont dans le détail, pour que rien d'important ne reste dans l'ombre. Chacune répond seul, à son rythme, sur le clavier ou à la voix. Quand on dicte, la voix est transcrite en direct grâce à Deepgram et la réponse arrive directement dans Notion. Les réponses nourrissent une synthèse, et l'état des lieux apparaît déjà.

La deuxième passe est un atelier de user stories. Il a été très productif, car une grande partie des processus était déjà cartographiée grâce au questionnaire. Il restait surtout à coordonner les points de vue et à m'assurer d'avoir bien compris le problème. J'ai pu ensuite livrer un cahier des charges précis à l'agence de développement.

Tout repose sur une base de données structurée dans Notion, à laquelle le portail est connecté. Les réponses y arrivent, et j'y fais ce que Notion permet : des synthèses, des regroupements, des schémas. Les processus et le cahier des charges y sont aussi gérés. Les résultats reviennent ensuite dans l'application web, où l'équipe peut les lire et interagir avec eux. C'est un premier pas vers la base de vérité unique dont l'équipe avait besoin.

Le portail tel que l'équipe l'a utilisé :

Ce que ça a changé

L'association dispose maintenant d'un état des lieux partagé de ses outils et de ses façons de travailler, réservation de la salle comprise. Elle a aussi un cahier des charges directement utilisable pour la refonte. Reste à mesurer l'effet de la refonte elle-même. Pour donner un ordre de grandeur de l'investissement, le portail a demandé une quinzaine d'heures de travail et une trentaine de francs de frais d'API.

Un outil pour éclairer, sans vocation à durer

Ce portail a une vie courte, et c'est voulu. Il éclaire la refonte menée par une autre agence de développement. Le suivi des chantiers dans la durée se poursuit à travers les tâches du projet.

Et chez vous ?

Vos outils se sont empilés, et personne ne sait plus très bien où se trouve quoi ? Ce format d'accompagnement correspond au service Audit numérique et roadmap de transformation que je propose avec Memoways.