Politique de confidentialité

• les informations transmises volontairement : nom, adresse électronique, organisation et message ;
• pour la newsletter : prénom, nom, adresse électronique, langue, preuve de votre accord (date, texte accepté, page d’inscription), état de votre abonnement, ouvertures et clics des newsletters envoyées ;
• les informations relatives à une réservation ou une demande de contact ;
• le texte saisi dans l’expérience conversationnelle ;
• l’audio, sa transcription, un résumé ou des informations structurées extraites de la conversation ;
• les intentions, problématiques, mots-clés ou secteurs identifiés ;
• les pages consultées, filtres appliqués, contenus recommandés et interactions ;
• les informations techniques nécessaires à la sécurité, au fonctionnement et au diagnostic des erreurs ;
• les informations du navigateur (appareil, navigateur, système) pour la mesure d’audience et, si vous acceptez les statistiques, l’adresse IP et le pays qui en est déduit ;
• les préférences de consentement.

Nous demandons de ne pas transmettre de données sensibles, confidentielles ou concernant des tiers sans nécessité et sans autorisation.

• fournir les fonctions de navigation, de conversation et de recommandation ;
• transcrire et structurer une demande exprimée par la voix ou le texte ;
• maintenir la session et afficher des contenus pertinents ;
• répondre à une demande et préparer un premier échange ;
• améliorer les réponses de l’expérience conversationnelle, y compris par la relecture de conversations par l’équipe Memoways (section 4) ;
• créer un lead dans les outils internes après transmission volontaire des coordonnées et réservation ;
• assurer la sécurité, prévenir les abus et résoudre les incidents ;
• mesurer l’audience du site sans cookie pour tous les visiteurs (pages vues, provenance, appareil), et de façon détaillée (pays, parcours sur plusieurs visites, cartes de clics, enregistrement de navigation masqué) lorsque l’utilisateur l’a autorisé ;
• envoyer la newsletter à celles et ceux qui s’y sont abonnés, gérer les inscriptions et désinscriptions, et mesurer l’intérêt porté à chaque envoi ;
• respecter les obligations légales applicables.

Les données ne sont pas vendues.

Pourquoi.

• suivre votre demande d’un message à l’autre, et lors d’une prochaine visite avec le même navigateur ;
• préparer un éventuel rendez-vous ;
• améliorer les réponses d’UlBot. Pour cela, l’équipe Memoways peut relire des conversations et en tirer des exemples d’évaluation internes, qui ne sont jamais publiés.

Sans votre accord aux statistiques, la conversation ne sert ni à la mesure d’audience ni à la publicité.

Sur quelle base. Fournir le service que vous demandez et donner suite à votre demande avant tout engagement (mesures précontractuelles), ainsi que l’intérêt légitime de Memoways à améliorer ce service. Vous n’avez rien à accepter, et vous pouvez vous y opposer à tout moment en effaçant la conversation.

Qui y a accès. L’équipe Memoways, depuis un espace d’administration protégé. Pour rédiger les réponses, le texte de la conversation est transmis aux modèles d’intelligence artificielle accessibles via OpenRouter (voir section 7). Si vous utilisez le microphone ou l’écoute des réponses, la voix est traitée comme décrit en section 6.

Combien de temps. 12 mois après votre dernier message, si vous n’avez pas laissé vos coordonnées. La conversation est ensuite supprimée automatiquement. Si vous les avez laissées, la durée prévue pour les demandes de contact s’applique (section 8).

Effacer une conversation. Le bouton Effacer, à côté de « Nouvelle conversation », supprime immédiatement et définitivement la conversation en cours : messages, résumé, informations tirées de la conversation, recommandations et journaux techniques associés. Le cookie mw_conversation_session est retiré en même temps.

• Seuls des compteurs techniques de coût restent, sans aucun texte et sans lien avec la conversation.
• Si vous avez laissé vos coordonnées, elles sont supprimées en même temps que la conversation, y compris leur copie dans notre outil de suivi interne (Notion).
• « Nouvelle conversation » ne supprime pas la précédente. Pour la supprimer, utilisez Effacer.
• Pour une conversation tenue depuis un autre navigateur ou un autre appareil, écrivez à info@memoways.com.

Réponses signalées. Si vous signalez une réponse avec le bouton ?, ce signalement est transmis à l’équipe avec un extrait de la conversation. L’effacement retire cet extrait de notre base de données. Une copie déjà transmise à notre outil de suivi interne (Notion) n’est pas modifiée automatiquement : écrivez-nous pour la faire supprimer.

Coordonnées et communications. Laisser vos coordonnées ou réserver un échange reste un choix distinct, fait dans le formulaire prévu à cet effet. L’accord pour recevoir des communications commerciales est, lui aussi, demandé séparément.

Sur quelle base. Votre accord, donné en cochant la case du formulaire. Vous pouvez le retirer à tout moment.

Mesure des ouvertures et des clics. Chaque newsletter contient une image invisible, qui permet de savoir si elle a été ouverte, et des liens qui passent par notre service d’envoi, qui permettent de savoir s’ils ont été cliqués. Les ouvertures sont indicatives : certaines messageries les déclenchent automatiquement ou les bloquent. Pour ne pas être mesuré·e, désactivez le chargement des images dans votre messagerie ou ne cliquez pas sur les liens.

Où sont les résultats. Les statistiques de chaque envoi (envois, ouvertures, clics, désinscriptions) et la liste des personnes qui ont ouvert ou cliqué sont conservées dans notre outil de suivi interne (Notion), avec votre fiche contact.

Vous désinscrire. Chaque newsletter contient un lien de désinscription. Pour que votre choix soit respecté, nous conservons votre adresse dans la liste des personnes désinscrites. Les données ne sont pas vendues.

Les fonctions d’intelligence artificielle peuvent transcrire, résumer, catégoriser ou rapprocher les informations fournies avec les contenus du site. Les résultats peuvent comporter des erreurs. Ils sont utilisés pour faciliter l’orientation et ne produisent pas un diagnostic professionnel exhaustif.

Prestataires identifiés dans l’architecture du site

• Gamilab (hébergement en Suisse) : capture audio, transcription et extraction d’informations structurées pour l’expérience vocale ;
• Supabase (hébergement dans l’Union européenne) : base de données applicative, sessions, synchronisation, fonctions de back-office et conservation temporaire des demandes d’inscription à la newsletter avant leur confirmation ;
• OpenRouter : accès aux modèles d’intelligence artificielle utilisés pour l’expérience conversationnelle ; le modèle sollicité peut varier selon le besoin ;
• Deepgram : transcription de la voix en texte, via Gamilab, uniquement lorsque vous activez le microphone ;
• Gradium : lecture à voix haute des réponses d’UlBot, uniquement lorsque vous activez l’écoute ;
• PostHog (hébergement dans l’Union européenne) : mesure d’audience sans cookie pour tous les visiteurs de memoways.com, sans conserver l’adresse IP ; avec l’accord aux statistiques seulement : adresse IP conservée pour en déduire le pays, mesure détaillée et enregistrement de navigation masqué ;
• Notion : gestion éditoriale, conservation des leads transmis avec consentement, des abonnés à la newsletter et des statistiques d’envoi ;
• Plunk : envoi des newsletters, gestion des abonnés et mesure des ouvertures et des clics. Données hébergées dans l’Union européenne (Allemagne). Les emails sont acheminés par Amazon SES, avec clauses contractuelles types. Plunk agit comme sous-traitant, dans le cadre d’un accord de traitement des données conforme à l’article 28 du RGPD ;
• Lunacal : calendrier de réservation pour organiser le diagnostic initial ; selon la politique de confidentialité de Lunacal, les données peuvent être transférées et traitées aux États-Unis ;
• Hébergement du site : Memoways auto-héberge le site sur son propre serveur en Suisse.

Certains prestataires, notamment Lunacal, Deepgram, Gradium, les modèles sollicités via OpenRouter et Amazon SES (acheminement des newsletters), peuvent traiter des données hors de Suisse. Dans ce cas, Memoways vérifie qu’un mécanisme de protection approprié est en place conformément au droit applicable.

Durées retenues :

• conversations avec UlBot : 12 mois après le dernier message si aucune coordonnée n’a été laissée, ou jusqu’à leur effacement par vous avec le bouton « Effacer » (section 4) ;
• données anonymisées / analytics : jusqu’à 24 mois ;
• enregistrements de navigation (avec accord aux statistiques) : 30 jours ;
• demandes de contact et leads : 24 mois après le dernier contact, ou jusqu’à leur effacement par vous avec le bouton « Effacer » (section 4) ;
• journaux techniques et de sécurité : jusqu’à 12 mois ;
• abonnés à la newsletter : jusqu’à votre désinscription ; l’adresse désinscrite est ensuite gardée dans la liste des désinscrits pour respecter votre choix.

Une demande de suppression adressée à info@memoways.com est traitée dans les outils concernés (notamment Supabase, Gamilab et Notion), dans la mesure techniquement possible et sous réserve des obligations légales de conservation.

En cas d’incident présentant un risque important, les mesures et notifications prévues par le droit applicable seront mises en œuvre.

• l’accès aux données la concernant ;
• la rectification de données inexactes ;
• la suppression de données qui ne sont plus nécessaires ;
• la limitation ou l’opposition à certains traitements ;
• la remise des données dans un format approprié lorsque ce droit s’applique ;
• le retrait d’un consentement pour l’avenir.

Vous pouvez vous désinscrire de la newsletter à tout moment avec le lien en bas de chaque envoi.

Une conversation avec UlBot peut être effacée directement depuis le site, avec le bouton Effacer (section 4).

Les demandes peuvent être adressées à info@memoways.com. Une vérification d’identité peut être demandée afin d’éviter une communication à une personne non autorisée.

Lorsque le consentement est requis, les traceurs non nécessaires ne sont activés qu’après le choix de l’utilisateur. Les préférences peuvent être modifiées ou retirées ultérieurement.