Little Helpers: l’IA au service de votre transformation numérique

Little Helpers, c’est quoi ?

Il s’agit du nom donné par Memoways pour améliorer l’efficacité et le plaisir de travailler créativement en équipe grâce à des petits logiciels personnalisés et magiques, carburant avec de l’IA et surtout adaptés à vos besoins spécifiques.

Avec nos Little Helpers, vous pourrez:

Voici comment se déroule l’implémentation de Little Helpers chez vous:

• il s’agit dans un premier temps de récolter tous les enjeux et problématiques de votre structure à travers un ou des ateliers,
• puis de vous montrer des exemples inspirants, des méthodes et outils innovants
• pour ensuite prototyper puis intégrer dans votre environnement logiciel ces Little Helpers adaptés à vos besoins spécifiques sous forme de logiciels personnalisés ou d’agents IA.
• Nous assurons la formation (si besoin - les outils sont très simples) et le suivi avec optimisations incrémentales rapides

En très peu de temps, vous pourrez ainsi améliorer votre quotidien professionnel et résoudre les problèmes les plus pressants.

Little Helpers, c’est pour qui ?

Nous avons très bonne connaissance des structures culturelles et des entités de production artistiques du fait de nos parcours respectifs. Ainsi, nous nous adressons tout naturellement en premier lieu à ces acteurs, sachant que nous sommes parfaitement en connaissance des enjeux propres au secteur créatif.

Néanmoins, comme les problématiques que nous adressons avec Little Helpers sont transversales à beaucoup de domaines, nous pouvons appliquer la méthode et l’offre Little Helpers à d’autres domaines, comme:

• Les professions libérales (architectes, avocats, coachs, solopreneurs, etc)
• Les entreprises de petite et de moyenne taille
• Les fondations et entités institutionnelles

En somme, nous pouvons personnaliser notre approche à des structures dont la taille se situe entre 2 et 20 personnes.

Little Helpers, c’est pour quoi faire ?

Votre entité a pris conscience qu’il y a des flux de travail qui peuvent être optimisés ? Vous vous battez au quotidien avec des logiciels inadaptés ?

Vous rêvez de pouvoir automatiser, fluidifier et optimiser certains processus ? Le management est persuadé qu’il faut adopter des outils modernes pour stimuler l’efficacité et la productivité ?

Les collaboratrices et collaborateurs souhaitent mieux travailler ensemble ? Toute l’équipe désire pouvoir se focaliser plus sur des opérations à valeur ajoutée, avec créativité et plaisir ?

Alors Little Helpers c’est pour vous…!

Little Helpers, pour quelles améliorations ?

Nous vous accompagnons pour améliorer les aspects suivants, notamment avec:

• Une centralisation des informations. Pouvoir créer et profiter d’une seule source de vérité, sous forme d’une base de données personnalisée aux besoins et au fonctionnement spécifique de votre structure. Nous connectons vos outils métier pour éviter d’avoir des données éparpillées et ajoutons là où c’est nécessaire des outils de centralisation des informations. Enjeux: ne plus devoir chercher des informations dans des fichiers éparpillés, ne plus se battre avec des doublons ou de perdre du temps en copiant les mêmes informations dans plusieurs documents.
• De l’optimisation des tâches. Connecté à cette base de données centrale, un outil de gestion des tâches permet de créer et gérer les tâches en relation avec des projets, de manière collaborative et de manière agile et efficace dans le flux du quotidien. Enjeux: ne plus naviguer à vue, sans savoir qui fait quoi, réduire le nombre de réunions, pouvoir mieux collaborer en sachant qui fait quoi.
• Des calendriers communs synchronisés. Liés aux tâches, les calendriers sont synchronisés et les disponibilités sont clairement communiquées en interne ou en externe. Enjeux: ne plus avoir des conflits d’agenda ou louper des meetings, ne plus perdre du temps pour trouver une date commune, afficher son agenda public pour des interactions avec l’extérieur.
• Des PV’s de réunion automatiques. La transcription d’enregistrements vocaux est de plus en plus fiable, et avec le bon logiciel, il est possible de générer des synthèses de réunion parfaites, tout en connectant les décisions prises à des tâches à répartir au sein de l’équipe. Enjeux: transformer les réunions en sessions collaboratives efficaces, sans perdre du temps dans la rédaction de PV’s et le suivi des tâches.
• De l’automatisation des tâches. Une fois que les données sont structurées et interconnectées, il est possible de construire des automations, permettant d’améliorer la productivité sans efforts supplémentaires. Enjeux: ne plus passer son temps à faire des tâches répétitives, pouvoir se concentrer sur des opérations à forte valeur ajoutée.
• Une amélioration des processus collaboratifs. Sur base de toutes ces optimisations, il est possible de « poser » des logiciels et processus collaboratifs pour mieux passer le témoin entre les départements et métiers spécifiques. Enjeux: ne plus être enfermés dans des silos hermétiques, ne plus perdre de la valeur tout au long de la chaîne de production, pouvoir collaborer au sein d’environnements créatifs.
• La création de nouvelles chaînes de valeur. In fine, toutes ces améliorations permettent de conceptualiser et de constituer des nouvelles chaînes de valeur, pour valoriser son expertise tout en ajoutant des possibles nouveaux flux financiers. Enjeux: pouvoir lever la tête du guidon et trouver des nouvelles manières d’amener une offre revisitée, pouvoir apporter plus de sens dans le partage de son expertise, gagner plus d’argent avec des nouvelles prestations.

Little Helpers, ça se passe comment ?

Nous démarrons avec une réunion initiale, qui permet de faire le point sur vos besoins, envies, idées, objectifs. Il faut compter 90 minutes, en conviant les personnes principales de la structure.

Ensuite, s’il est convenu d’aller plus loin, nous vous proposons un questionnaire permettant de recueillir les informations principales nous permettant d’organiser l’atelier Little Helpers.

Le format d’un atelier Little Helpers est personnalisable, selon les situations, le nombre de personnes participantes et les objectifs définis. Il faut compter entre une bonne demi-journée à deux ou trois demi-journées.

Nous enregistrons en vidéo tout l’atelier, ce qui nous permet de capter toutes les idées, discussions et témoignages, de manière pouvoir traiter toutes ces informations de manière efficace et structurée. Nous mettons bien entendu tout en oeuvre pour préserver la confidentialité !

Sur base des transcriptions des enregistrements, nous générons des résumés, des synthèses et des extrapolations pour mieux cerner les problématiques principales, tout en gagnant la capacité d’avoir une vision d’ensemble synthétique et holistique.

Un exemple d’un atelier mené dans un théâtre genevois:

Améliorer le quotidien d’une structure culturelle

Les outils numériques doivent être au service de la création, favoriser la collaboration et produire du sens (et de l’impact !).

memoways.com

Les outils Little Helpers

Pour pouvoir collaborer en toute transparence et efficacité, nous vous proposons les outils suivants, développés spécialement pour Little Helpers:

• Un portail web interactif, qui donne accès à la base de données construite avec vos témoignages et vos données fournies. Ce portail web est notre outil collaboratif: vous retrouverez les données brutes, les synthèses et nos recommandations, tout en ayant la possibilité de compléter et d’affiner vos apports.
• Un bot Telegram, pour alimenter la base de données avec des nouvelles idées, constats, besoins et réflexions. C’est simple: il suffit de raconter ce qui passe à travers la tête, intuitivement, et le bot s’occupe d’envoyer votre apport à votre base commune.
• Un chatbot conversationnel, qui vous permet de converser avec toutes les données produites dans le cadre de notre collaboration. Ce chatbot donne un accès plus “organique” et vivant aux données, permettant de décentraliser la définition des problématiques et la création de solutions.
• Une base de connaissance et de tutoriels, pour vous permettre de continuer le processus de réflexion de manière indépendante, en ayant accès à des informations structurées pour résoudre certaines problématiques au quotidien.
• L’accès à une communauté en ligne, pour échanger sur les enjeux, problématiques et solutions avec d’autres entités, pour potentiellement mutualiser des enseignements et développements qui sont transverse aux domaines d’activité.

Notre vision d’une transformation numérique désirable

Pour une transformation numérique désirable

Voici notre vision de ce que pourrait / devrait être la transformation numérique: une transformation par le numérique, et pas pour le numérique…

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