🔀

Workflows & SOP — qui fait quoi

Trois workflows structurent aujourd'hui la vie du cabinet. Pour chacun : l'existant, la cible, et qui fait quoi. Les schémas sont volontairement simples — c'est ce niveau de clarté qui permet ensuite d'encoder les skills.

1. Cycle du PV de chantier

Aujourd'hui

flowchart LR
  A["Visite de chantier<br/>notes papier + photos + mémoire"] --> B["Rédaction au bureau<br/>le soir · 2-3 h"]
  B --> C{"Relecture associé<br/>si le temps"}
  C --> D["Diffusion PDF par email<br/>médiane J+6"]
  D --> E["Délai de contestation 5 j.<br/>souvent déjà échu"]
  E --> F["Archivage manuel<br/>kDrive"]

Cible

flowchart LR
  A["Dictée structurée sur le terrain<br/>10 min"] --> B["Skill PV<br/>pré-remplit le modèle Rives & Associés"]
  B --> C["Validation chef de projet<br/>15 min — humain décideur"]
  C --> D["Diffusion J+1"]
  D --> E["Archivage automatique<br/>dossier projet + registre"]
  E --> F["Report automatique des points<br/>en suspens au PV suivant"]

Qui fait quoi (cible) : le chef de projet dicte et valide (responsable) · l'associé technique est informé · le skill pré-remplit, il ne décide jamais.

2. Cycle du contrat

Aujourd'hui

flowchart LR
  A["Appel d'offres"] --> B["Soumissions PDF<br/>formats disparates"]
  B --> C["Choix de l'entreprise"]
  C --> D["Copier-coller d'un ancien<br/>contrat Word"]
  D --> E["Relecture Marc"]
  E --> F["Signature"]
  F --> G["Classement manuel<br/>avenants par email, non consolidés"]

Cible

flowchart LR
  A["Socle de données<br/>entreprises · projets · contacts"] --> B["Skill contrat<br/>modèle paramétré, clauses à jour"]
  B --> C["Validation associé<br/>obligatoire"]
  C --> D["Signature"]
  D --> E["Registre automatique<br/>contrats + avenants par projet"]

Qui fait quoi (cible) : le chef de projet prépare · l'associé valide et signe · le registre se tient seul.

3. Flux des emails projet

Aujourd'hui

flowchart LR
  A["info@ + boîtes individuelles"] --> B["Dispatch manuel<br/>secrétariat"]
  B --> C["Boîte du chef de projet"]
  C --> D{"Classement kDrive ?"}
  D -->|"rarement"| E["L'email vit et meurt<br/>dans la boîte"]
  D -->|"parfois"| F["Dossier projet"]

Cible (phase 2)

flowchart LR
  A["Emails projet"] --> B["Skill de tri<br/>classement par projet + résumé"]
  B --> C["Vue consolidée par projet<br/>dans Notion"]
  C --> D["Décisions et pièces jointes tracées<br/>dans le dossier"]

Qui fait quoi (cible) : chacun reste dans sa boîte · le skill classe et résume · le dossier projet devient la mémoire du chantier.

RACI simplifié

Document	Rédige	Valide	Informé
PV de chantier	Chef de projet	Chef de projet (associé si litige)	MO, entreprises
Contrat	Chef de projet	Associé technique	Comptabilité
Avenant	Chef de projet	Associé technique	MO
Email sensible	Chef de projet	Associé (selon enjeu)	—