Situation : l'audit est terminé et sa synthèse validée par la direction. Le cabinet est « au milieu du gué » — ce cahier des charges cadre la phase d'implémentation.
Objectif global
Faire circuler l'information du terrain vers les documents sans ressaisie, en conservant les outils existants et en garantissant une validation humaine systématique — un PV ou un contrat engage la responsabilité du cabinet.
Périmètre
Lot | Contenu | Dépendance |
0 — Socle de données | Projets, entreprises, contacts, intervenants — une seule source de vérité | — |
1 — PV de chantier | Modèle unique + captation terrain + skill de pré-remplissage au style du cabinet | Lot 0 |
2 — Contrats | Modèle paramétré + skill de génération depuis le socle + registre | Lot 0 |
3 — Emails projet | Skill de tri / résumé, vue consolidée par projet | Lots 0-2 |
Contraintes
- Conserver Infomaniak, kDrive, MS Project et Crésus à court terme — pas de big bang.
- Aucune diffusion (PV, contrat, email) sans validation humaine explicite.
- Données hébergées en Suisse / UE ; aucune donnée client dans des outils personnels.
- Les modèles de documents restent la propriété du cabinet ; leur style est encodé dans les skills, versionné et modifiable.
- Droit à l'erreur : chaque lot est réversible, testé sur 1-2 chantiers pilotes avant généralisation.
Critères de succès
- PV diffusé à J+1 dans 80 % des cas (au lieu de J+6) · temps de rédaction < 30 min (au lieu de 2-3 h).
- 100 % des nouveaux contrats générés depuis le socle, clauses à jour.
- Retrouver un email projet en moins de 2 minutes.
- 4 chefs de projet sur 6 utilisateurs actifs à 3 mois.
Phasage indicatif
- Semaines 1-3 : socle de données + modèle de PV unique + skill PV (pilote : Résidence Les Cèdres).
- Semaines 4-6 : contrats + registre (pilote : EMS Le Lavaux).
- Semaines 7-10 : emails projet + pilotage, retour d'expérience, décision de généralisation.
Budget indicatif
Audit : réalisé. Implémentation lots 0-2 : 8-10 kCHF · accompagnement au carnet d'heures au-delà. (Montants fictifs.)