État des lieux — synthèse de l'audit

Constat global

Rives & Associés produit des documents de qualité — au prix d'un effort individuel considérable. L'information est captée sur le terrain, ressaisie une à deux fois, puis reformatée à chaque document. Le savoir-faire est dans les têtes, pas dans les outils. Rien de dramatique au quotidien ; tout devient fragile dès qu'un chef de projet est absent ou qu'un litige exige de retrouver qui a dit quoi, quand.

Chantier A — Emails projet

Situation. Chaque chef de projet gère sa correspondance dans sa boîte Infomaniak. Le secrétariat dispatche info@ à la main. Le classement kDrive concerne les plans, rarement les emails.

Chiffres. ~250 emails projet par semaine · 10-15 min pour retrouver un email ancien (quand on sait dans quelle boîte il vit).

Risques. Absence d'un chef de projet = boîte noire · aucune visibilité managériale · pièces jointes éclatées entre email et kDrive · décisions prises par email jamais tracées dans le dossier projet.

Quick win. Conventions de nommage + règles de classement ; à moyen terme, vue consolidée par projet.

Chantier B — PV de chantier

Situation. Trois modèles en circulation (deux Word, un Excel). PV rédigés le soir au bureau d'après notes papier, photos et mémoire. Chaque nouveau PV repart d'une copie du précédent, les points terminés sont grisés à la main.

Chiffres. 4 à 5 PV par semaine · 2 à 3 h de rédaction par PV · délai médian de diffusion : 6 jours après la séance · ~30 % des PV incomplets (présences manquantes, avancement planning absent).

Risques. La clause de contestation de 5 jours est souvent échue avant même la diffusion → le PV « qui fait foi » devient contestable · points traités entre deux séances oubliés · déconnexion totale entre planning (MS Project) et PV.

Quick win. Modèle unique + captation structurée sur le terrain.

Chantier C — Contrats

Situation. ~120 contrats par an (entreprises générales, corps de métier, sous-traitants), fabriqués par copier-coller de contrats anciens. Les clauses varient selon l'année du modèle utilisé. Les avenants circulent par email sans consolidation.

Chiffres. 12 à 15 pièces par dossier contractuel · reprise manuelle du descriptif dans chaque contrat.

Risques. Clauses obsolètes réutilisées · versions divergentes d'un même contrat · une adresse d'entreprise corrigée aujourd'hui écrase l'adresse historique d'un chantier clos.

Quick win. Socle de données unique (entreprises, projets, contacts) + modèle de contrat paramétré.

Chantier D — Gestion de projet & planning

Situation. Planning général sous MS Project (tenu par Marc, l'associé technique). Chaque chef de projet maintient son zoom 3 semaines sous Excel. Aucun lien automatique entre planning et PV.

Risques. Double maintenance · écarts planning/PV détectés trop tard · glissements non répercutés dans les convocations.

Quick win. À traiter après le socle de données — pas avant.

Chantier E — Adoption IA

Situation. Deux licences ChatGPT Team. Usages individuels (reformulation de courriers, résumés), jamais partagés, sans consignes. Inquiétudes récurrentes sur la confidentialité.

Risques. Données client potentiellement collées dans des outils personnels · valeur produite non capitalisée.

Quick win. Skills encadrés (Notion + Skilder) : contexte maîtrisé, style du cabinet encodé, validation humaine systématique.

Priorisation (impact × effort)