Pour profiter des opportunités liées à l’IA et au no-code, Memoways vous accompagne pour pouvoir implémenter des “Little Helpers” IA et des bonnes pratiques numériques au sein de votre structure.
Little Helpers, c’est quoi ?
Il s’agit du nom donné par Memoways à l’implémentation de bonnes pratiques informatiques couplées à de l’IA (agents, chatbots, logiciels) pour améliorer l’efficacité et le plaisir de travailler créativement au sein d’une équipe.
Concrètement, il s’agit de récolter tous les enjeux et problématiques d’une structure à travers un ou des ateliers, pour ensuite - en incluant dans le processus toutes les parties prenantes - prototyper puis intégrer ces Little Helpers sous forme de logiciels no-code ou de « briques » IA.
L’objectif principal est d’optimiser les processus collaboratifs pour viser une meilleure qualité de vie au travail et pour redonner du sens à ses activités.
Nous vous accompagnons pour améliorer les aspects suivants, notamment avec:
- Une centralisation des informations. Pouvoir créer et profiter d’une seule source de vérité, sous forme d’une base de données personnalisée aux besoins et fonctionnement de l’entité. Enjeux: ne plus devoir chercher des informations dans des fichiers éparpillés, ne plus se battre avec des doublons ou de perdre du temps en copiant les mêmes informations dans plusieurs documents.
- De l’optimisation des tâches. Connecté à cette base de données, un outil de gestion des tâches permet de créer et gérer les tâches en relation avec des projets. Enjeux: ne plus naviguer à vue, sans savoir qui fait quoi, réduire le nombre de réunions, pouvoir mieux collaborer en sachant qui fait quoi.
- Des calendriers communs synchronisés. Liés aux tâches, les calendriers sont synchronisés dans l’équipe, et les disponibilités sont mises à disposition en interne ou en externe. Enjeux: ne plus avoir des conflits d’agenda ou louper des meetings, ne plus perdre du temps pour trouver une date commune, afficher son agenda public pour des interactions avec l’extérieur.
- De l’automatisation des tâches. Une fois que les données sont structurées et interconnectées, il est possible de construire des automations, permettant d’améliorer la productivité sans efforts supplémentaires. Enjeux: ne plus passer son temps à faire des tâches répétitives, pouvoir se concentrer sur des opérations à forte valeur ajoutée.
- Une amélioration des processus collaboratifs. Sur base de toutes ces optimisations, il est possible de « poser » des logiciels et processus collaboratifs pour mieux passer le témoin entre les départements et métiers spécifiques. Enjeux: ne plus être enfermés dans des silos hermétiques, ne plus perdre de la valeur tout au long de la chaîne de production, pouvoir collaborer au sein d’environnements créatifs.
- La création de nouvelles chaînes de valeur. In fine, toutes ces améliorations permettent de conceptualiser et de constituer des nouvelles chaînes de valeur, pour valoriser son expertise tout en ajoutant des possibles nouveaux flux financiers. Enjeux: pouvoir lever la tête du guidon et trouver des nouvelles manières d’amener une offre revisitée, pouvoir apporter plus de sens dans le partage de son expertise, gagner plus d’argent avec des nouvelles prestations.
Little Helpers, c’est pour qui ?
Nous avons très bonne connaissance des structures culturelles et entités artistiques du fait de nos parcours respectifs. Ainsi, nous nous adressons tout naturellement en premier lieu à ces acteurs, sachant que nous sommes parfaitement en connaissance des enjeux propres à ce secteur.
Néanmoins, comme les problématiques que nous adressons avec Little Helpers sont transversales à beaucoup de domaines, nous pouvons appliquer la méthode et l’offre Little Helpers à d’autres secteurs, comme:
- Les professions libérales (architectes, avocats, coachs, solopreneurs, etc)
- Les entreprises de petite et de moyenne taille
- Les fondations et entités institutionnelles
En somme, nous pouvons personnaliser notre approche à des entités dont la taille se situe entre 2 et 20 personnes.
Little Helpers, c’est pour quoi faire ?
Votre entité a pris conscience qu’il y a des flux de travail qui peuvent être optimisés ? Vous vous battez au quotidien avec des logiciels inadaptés ? Vous rêvez de pouvoir automatiser, fluidifier et optimiser certains processus ? Le management est persuadé qu’il faut adopter des outils modernes pour stimuler l’efficacité et la productivité ? Les collaboratrices et collaborateurs souhaitent mieux travailler ensemble ? Toute l’équipe désire pouvoir se focaliser plus sur des opérations à valeur ajoutée, avec créativité et plaisir ?
Alors Little Helpers c’est pour vous…!
Little Helpers, ça se passe comment ?
Nous démarrons avec une réunion initiale, qui permet de faire le point sur vos besoins, envies, idées, objectifs. Il faut compter 90 minutes, en conviant les personnes principales de la structure.
Ensuite, s’il est convenu d’aller plus loin, nous vous proposons un questionnaire permettant de recueillir les informations principales nous permettant d’organiser l’atelier Little Helpers.
Le format d’un atelier Little Helpers est personnalisable, selon les situations, le nombre de personnes participantes et les objectifs définis. Il faut compter entre une bonne demi-journée à deux ou trois demi-journées.
Nous enregistrons en vidéo tout l’atelier, ce qui nous permet de capter toutes les idées, discussions et témoignages, de manière pouvoir traiter toutes ces informations de manière efficace et structurée. Nous mettons bien entendu tout en oeuvre pour préserver la confidentialité !
Sur base des transcriptions des enregistrements, nous générons des résumés, des synthèses et des extrapolations pour mieux cerner les problématiques principales, tout en gagnant la capacité d’avoir une vision d’ensemble synthétique et holistique.
Pour pouvoir réaliser le projet commun de manière rapide et productive, nous avons mis en place une série d’outils logiciels, que nous mettons également à votre disposition.
Un exemple d’un atelier mené dans un théâtre genevois:
Les outils Little Helpers
Pour pouvoir collaborer en toute transparence et efficacité, nous vous proposons d’utiliser les outils suivants, développés spécialement pour Little Helpers:
- Un portail web interactif, qui donne accès à la base de données construite avec vos témoignages et vos données fournies. Ce portail web est notre outil collaboratif: vous retrouverez les données brutes, les synthèses et nos recommandations, tout en ayant la possibilité de compléter et d’affiner vos apports.
- Un bot Telegram, pour alimenter la base de données avec des nouvelles idées, constats, besoins et réflexions. C’est simple: il suffit de raconter ce qui passe à travers la tête, intuitivement, et le bot s’occupe d’envoyer votre apport à votre base commune.
- Un chatbot conversationnel, qui vous permet de converser avec toutes les données produites dans le cadre de notre collaboration. Ce chatbot donne un accès plus “organique” et vivant aux données, permettant de décentraliser la définition des problématiques et la création de solutions.
- Une base de connaissance et de tutoriels, pour vous permettre de continuer le processus de réflexion de manière indépendante, en ayant accès à des informations structurées pour résoudre certaines problématiques au quotidien.
- L’accès à une communauté en ligne, pour échanger sur les enjeux, problématiques et solutions avec d’autres entités, pour potentiellement mutualiser des enseignements et développements qui sont transverse aux domaines d’activité.
Little Helpers, c’est quoi les livrables ?
Tout au long du processus de transformation qui peut durer entre 3 mois et plusieurs années, nous livrons les Little Helpers suivants:
- Le portail web: votre propre mémoire évolutive du processus de transformation, vous permettant d’accéder à ce qui s’est dit, tout en travaillant sur ce qui devrait se faire.
- Les applications additionnelles: le bot Telegram et le chatbot conversationnel, pour interagir et alimenter de manière rapide et intuitive notre base commune.
- Des synthèses ponctuelles sous forme de pages web: nous partageons avec vous des pages web qui décrivent de manière synthétique les enseignements principaux.
- La base de connaissance et les tutoriels:
Vous aurez accès à ces livrables au-delà de la durée de notre prestation, en mode “life time” (c’est-à-dire aussi longtemps que les logiciels sont mis à jour).
Et bien sûr, il y aura vos Little Helpers à vous, qui peuvent être (liste non exhaustive):
- Base de vérité unique et structurée: votre propre base de données accessible via un outil collaboratif, permettant de gérer des projets, des tâches, des ressources, pour publier des formulaires, pages web et valoriser de manière structurée et maîtrisée votre expertise.
- Automations spécifiques: fluidifer et optimiser certains processus récurrents, dégager du temps pour des tâches plus créatives.
- Des passerelles entre des applications et des processus: passer d’un mode silos verticaux dans un mode transversal et collaboratif, sans forcément quitter les applications que vous utilisez déjà.
Ces Little Helpers seront à construire avec vous, de manière agile, collaborative et créative !